Partir des besoins de présence
Qui arrive le premier et qui ferme le dernier ? Dans une équipe aux horaires décalés, ces deux personnes peuvent avoir besoin d’un accès autonome. D’autres n’utilisent qu’une pièce pendant les heures d’ouverture. Partez de ces situations pour compter les doubles, plutôt que copier tous les trousseaux à l’identique.
Vérifiez les modèles et leur état, puis rassemblez les documents disponibles. Plusieurs références peuvent composer un même trousseau ; leurs conditions de commande et leurs délais doivent être confirmés séparément.
Votre demande à Lons
Précisez la fermeture, les clés disponibles et les conditions d’arrivée. Faites confirmer le délai, les travaux possibles et le devis.
Suivre les remises et les retours
Prévoyez un interlocuteur pour distribuer les jeux et enregistrer leur retour. Le suivi peut être conservé à part, sans inscrire l’adresse complète sur les porte-clés. Définissez également la disponibilité d’un exemplaire de secours.
Testez les doubles avant leur distribution et actualisez la liste lors d’un départ. Si une clé n’est pas rendue, ajouter un exemplaire ne règle pas cette perte : le devenir de l’accès doit être discuté.